In 4 stappen naar een nieuw werkconcept en het kantoor van de toekomst

Dit artikel is voor facility managers en HR professionals die voor de uitdaging staan om de manier van werken en de huisvesting van hun organisatie future proof te maken. We leggen uit hoe je met een duidelijk stappenplan tot een gefundeerd, gedragen en vernieuwd werkconcept komt dat aansluit op de behoeften van je werknemers. Door gebruik te maken van storytelling, medewerker persona’s, scenario’s en design principes komt het kantoor van de toekomst tot leven en wordt het tastbaar. Zodat je als organisatie weloverwogen besluiten kunt nemen om de toekomst niet af te wachten maar te creëren Wil je direct weten hoe het werkt? Scroll dan door naar de vier stappen. Eerst wat context? Lees lekker verder.

transformatie van werk en kantoren

Veel grote organisaties zijn in transformatie. Eigenlijk altijd én altijd al. Dat is niks nieuws. De laatste jaren was iedereen vooral bezig met de digitale transformatie. Hoe vaak heb jij de volgende zin gelezen? “De wereld wordt steeds complexer, technologische ontwikkelingen volgen elkaar in razend tempo op…blablabla” Maar eerlijk is eerlijk, er verandert veel en het verandert snel. En die digitale transformatie heeft veel impact op de manier waarop we (samen)werken (‘ways of working’, zoals dat in de corporate wereld heet). Hierdoor veranderde ineens de functie van het kantoor, met als gevolg open kantoortuinen, informele brainstorm spaces, stilteruimtes en ontspanningsplekken. Kantoren werden multifunctioneel. Het einde van de cubicles! Doei, en tot nooit meer ziens! De focus lag op: hoe richten we ons werk en de werkplek zo in dat iedereen op kantoor optimaal kan leren en presteren?

Hoezo ‘op kantoor’?

In maart 2020 werd alles en iedereen opgeschud door het virus. Van de ene op de andere dag was iedereen die geen ‘vitaal’ beroep had een thuiswerker. We leerden online samenwerken met tools als Zoom, Teams of Google docs. Met horten en stoten, dat wel: wegvallende internetverbindingen, kinderen en huisdieren die ook aandacht wilden tijdens een videocall en de muteknop die aan stond als die uit moest staan en andersom. Maar we leerden snel. En, zij het noodgedwongen, zagen we opeens ook alle voordelen van een wereld met meer thuiswerken. Waar de digitale transformatie tot nu toe soms vrij stroef verliep, gaat het onder dwang van een virus nu ineens heel snel. Maar hoe ziet ons werk eruit als het virus geen gevaar meer vormt en we weer ‘gewoon’ naar kantoor mogen? Gaan we terug naar het ‘oude normaal’? De verwachting is van niet. De verwachting dat er een ‘hybride vorm’ ontstaat tussen werken op kantoor en werken vanuit huis. Maar hoe die eruitziet?

Alle trajecten die over de ‘new ways of working’ gaan zitten ineens in een stroomversnelling. En bij alle bedrijven waar dit nog niet gaande was staat het nu ook bovenaan de agenda. De prangende vragen waar iedereen nu antwoord op zoekt zijn onder andere:

• Hoe gaan we om met ‘op afstand werken’, ‘remote working’ of ‘working apart together’

• Wat betekent dat voor onze huisvesting?

• Welke faciliteiten en middelen hebben we nodig?

• Hoe gaan we om met vitaliteit?

• Hoe ziet leidinggeven op afstand eruit?

• Hoe zorgen we voor sociale binding van onze medewerkers met elkaar en de organisatie?

IN VIER STAPPEN NAAR NIEUW WERKCONCEPT EN KANTOOR

Om antwoord te vinden op bovenstaande vragen kun je met behulp van storytelling en persona’s in 4 stappen komen tot het optimale werkconcept en -omgeving voor jouw organisatie. Met storytelling kun je je echt transporteren naar andere, nieuwe realiteiten en toekomstscenario’s concreet maken. En verhalen gaan altijd over personen die zich op een bepaalde manier gedragen binnen een specifieke context. Door interne persona’s (typeringen van verschillende soorten medewerkers op basis van gedrag en behoeften) te maken, kun je als het ware in te toekomst kijken en zien hoe medewerkers zich verschillende scenario’s zullen gedragen.

Stap 1: Verkenning speelveld

Allereerst maak je een inventarisatie van hoe verschillende sleutelfiguren binnen jouw organisatie naar de toekomst kijken. Wat is de visie van de directie? Hoe kijken cultuurdragers van verschillende bedrijfsonderdelen naar de toekomst? Wat zijn de kaders waar men aan denkt? Waar hebben we het over? Alleen de huisvesting of ook de IT-systemen, leiderschapsstijl of bedrijfscultuur? Op deze manier ontstaat langzaam een grof beeld van wat de parameters van het nieuwe werkconcept zijn. Deze heb je nodig om de volgende fase in te gaan.

Stap 2: Persona’s maken van verschillende typen medewerkers

Natuurlijk zou je graag voor iedere individuele medewerkers de perfecte condities scheppen die naadloos aansluiten op zijn of haar behoeften qua werkplek. Helaas is dat onbegonnen werk. Wat kan helpen is een idee wat voor type medewerkers er allemaal binnen de organisatie rondlopen. Veel organisaties denken bij het woord ‘typen’ aan functieomschrijvingen, maar het gaat verder dan dat. De ene data-analist is de andere niet. Persona’s kunnen helpen om een levendig beeld te scheppen van verschillende type werknemers op basis van hun behoeften qua ideale werkplek. Hierin speelt hun functie een rol maar ook hun persoonlijkheid.

Om dit goed in kaart te brengen organiseer je diepte-interviews met medewerkers uit alle hoeken en lagen van de organisatie. Ga in gesprek en vraag o.a. naar drijfveren, motivatie, ideale manieren van samenwerken, de functionele en de sociale kanten van het werk. Vervolgens analyseer je deze interviews en zoek je naar patronen. Zo zie je bijvoorbeeld dat sommige medewerkers erg hechten aan flexibiliteit terwijl anderen juist aan zekerheid en vaste structuren. Of dat sommige mensen vooral samenwerken terwijl anderen juist redelijk individueel werken. De ene medewerker vindt het geen enkel punt als werk en privé door elkaar lopen, terwijl de ander hier juist allergisch voor is. 

Uit de analyse ontstaat een beeld van verschillende ‘typen’ medewerkers binnen je organisatie. Het is hierbij de kunst om te komen tot een beperkt aantal, de vuistregel is hier 3 tot 5., zodat de persona’s werkbaar zijn. De persona’s krijgen een passende naam en een gezicht zodat ze tot leven komen, maar ze blijven model staan voor een hele groep binnen je organisatie. Het helpt om de persona’s in een workshop in te laten kleuren door een groep medewerkers uit de organisatie. Zij kennen hun collega’s het beste en vormen daarmee een goed toetspanel. Bijkomstig voordeel is dat er draagvlak in je organisatie ontstaat voor de persona’s én de ontwikkeling van het nieuwe werkconcept. De persona’s kun je vervolgens middels een survey in je organisatie kwantificeren om te zien hoe groot de verschillende medewerker segmenten zijn. Daarna kun je de volgende stap in: scenario’s maken.

Stap 3: Scenario’s

Scenario-denken is tot nu toe de enige manier om tijdreizen mogelijk te maken. Om te kijken hoe je organisatie er in de toekomst uit kan zien kun je het best een aantal van deze toekomstbeelden uitwerken. Een scenario kan zijn ‘samenwerken in de toekomst’, ‘leidinggeven in de toekomst’ of ‘geconcentreerd werken in de toekomst’.

Wat gebeurt er als je de verschillende persona’s in een scenario plaatst? Je krijgt dan inzicht in hoe je eigen medewerkers zich in verschillende scenario’s zullen gaan gedragen, en wat ze nodig hebben qua faciliteiten en begeleiding. Op basis van de parameters die je bij stap 1 hebt bepaald en de persona’s die bij bij stap 2 hebt gemaakt kun je die verschillende scenario’s inkleuren. 

Je legt met de persona’s in de hand als het ware een employee journey af. Het helpt om dat  visueel te maken. Dus betrek een sketch-artist of iemand die goed beelden kan uitwerken. Net als bij de persona’s is het van belang dat je die scenario’s samen met een dwarsdoorsnede van medewerkers uit je organisatie invult en tot leven brengt. Zij de experts op het gebied van hoe verschillende type medewerkers zich in verschillende scenario’s zal gaan gedragen en wat ze daarbij nodig hebben. Draagvlak hier ook weer een belangrijke reden om het samen met een deel van de organisatie verder in te kleuren.: je neemt alvast een aantal medewerkers mee in de ontwikkeling van het nieuwe werkconcept. Als de scenario’s klaar zijn weet je precies wie in elk scenario wat in nodig heeft. Dan ben je klaar voor de laatste stap: de design guide.

Stap 4: Design guide

In deze stap maak je de opbrengsten van de scenario’s concreet. Nu kun je per scenario of persona precies invullen wat noodzakelijk is qua bricks, bites en behavior oftewel fysieke omgeving (kantoor, thuiswerkplekken), services (facilities, HR en IT) en gedrag (in productie, skills en cultuur). De praktijk leert dat de focus voornamelijk op de fysieke omgeving komt te liggen, omdat deze makkelijker te concretiseren is. Maar de praktijk leert dat het succes van een nieuw werkconcept voor een zeer groot deel bepaald wordt door een focus op gedrag. Dus vergeet dat aspect niet! In de design guide is een doorrekening opgenomen van wat de verschillende concepten zowel financieel als organisatorisch kosten en opleveren. Hiermee kun je vervolgens de directie of het bestuur informeren en inzichtelijk maken welke keuzes er te maken zijn en wat de implicaties hiervan vormen. Als keuzes zijn gemaakt, kun je beginnen aan de implementatie van het gekozen plan. Vergeet hierbij vooral de interne communicatie over het nieuwe werkconcept en de implementatie daarvan niet!

Uiteraard kun je ons bellen/mailen als je hulp nodig hebt.